Política de tratamiento de datos personales
1. Marco normativo
Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas que regulan la protección de datos personales, así como de la Ley 1090 de 2006 en lo relativo al ejercicio de la psicología y la reserva de la información clínica.
2. Identificación del responsable
SPS Sistematización, Psicología y Soluciones. NIT 902084563-7. Colombia. Correo para el ejercicio de derechos: privacidad@sps-soluciones.com. Canal formal: el módulo de Atención al Usuario de este sitio, que genera un número de radicado verificable.
3. Categorías de datos tratados
Datos de identificación y contacto de clientes, profesionales y visitantes.
Datos comerciales asociados a órdenes, licencias, créditos y soporte.
Datos sensibles: resultados de pruebas psicológicas, historias clínicas, notas de evolución y la información de salud mental que se derive de ellos. Estos datos solo se tratan con autorización previa, expresa e informada del titular, y el titular no está obligado a autorizar su tratamiento. Reciben un tratamiento reforzado y están amparados por la reserva profesional de la Ley 1090 de 2006.
Datos de menores de edad: solo se tratan cuando existe autorización del representante legal, atendiendo el interés superior del niño, niña o adolescente y respetando sus derechos fundamentales.
4. Autorización
La autorización se obtiene mediante casillas de aceptación explícitas en los formularios del sitio, en el proceso de compra y en el módulo de evaluaciones. SPS conserva evidencia de la autorización otorgada, incluyendo la fecha y la versión de la política aceptada, para poder acreditarla cuando el titular la solicite.
Cuando un profesional o una organización asigna una evaluación o registra la información clínica de un paciente o candidato, ese profesional u organización actúa como responsable de esos datos frente al titular y es quien debe obtener la autorización antes de registrarlos en la plataforma. En esos casos SPS actúa como encargado: trata la información únicamente siguiendo las instrucciones del profesional y para prestar el servicio, sin utilizarla para fines propios.
5. Finalidades del tratamiento
Prestar los servicios contratados; aplicar y calificar evaluaciones psicológicas; entregar resultados al profesional responsable; gestionar la relación comercial y el soporte; atender peticiones, quejas y reclamos; cumplir obligaciones legales; y realizar análisis estadísticos internos con información agregada y disociada, que no permite identificar a ninguna persona.
6. Transferencias y encargados
SPS se apoya en proveedores tecnológicos para operar la plataforma, procesar pagos y enviar comunicaciones transaccionales. Estos proveedores actúan como encargados y solo pueden tratar los datos siguiendo nuestras instrucciones y con medidas de seguridad equivalentes.
No se transfieren datos a terceros con fines comerciales. Solo se entregan a autoridades cuando media una solicitud legalmente sustentada.
7. Medidas de seguridad
SPS aplica medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas orientadas a proteger la información, con un nivel reforzado para los datos sensibles. Entre ellas: acceso restringido mediante credenciales individuales, de modo que cada cuenta accede únicamente a la información de sus propios pacientes; transmisión de la información a través de conexión cifrada (HTTPS); y control del acceso a las bases de datos por parte del personal autorizado.
La información clínica se maneja bajo el principio de confidencialidad y la reserva profesional de la Ley 1090 de 2006. SPS revisa y mejora sus controles de forma continua. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta; por ello, el titular y los profesionales usuarios también deben custodiar sus credenciales y notificar de inmediato cualquier uso indebido a soporte@sps-soluciones.com.
8. Procedimiento para ejercer derechos
Envía tu solicitud a privacidad@sps-soluciones.com o radícala en el canal de Atención al Usuario indicando: nombre completo, documento de identidad, descripción clara del derecho que deseas ejercer y un correo de contacto.
Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más.
Reclamos: se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.
Si consideras que tu solicitud no fue atendida adecuadamente, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite ante SPS.
9. Vigencia
Esta política rige desde su publicación. Las bases de datos administradas por SPS se conservarán mientras sea necesario para las finalidades descritas y mientras subsistan obligaciones legales o contractuales asociadas.
Cómo contactarnos
Para ejercer tus derechos, resolver dudas o presentar una solicitud formal, escríbenos a privacidad@sps-soluciones.com o radica tu caso en el canal de Atención al Usuario, donde recibirás un número de radicado para hacer seguimiento.